OTTIMIZZAZIONE DEI COSTI DI GESTIONE DEL REPARTO AMMINISTRATIVO AZIENDALE DELLE PMI

Nella gestione amministrativa aziendale delle PMI si utilizzano normalmente RISORSE INTERNE (personale e strutture informatiche, ecc.) e RISORSE ESTERNE (consulenti e relative strutture operative).
Per l’ottimizzazione nello svolgimento della funzione, e conseguentemente dei costi e dei risultati, è necessario intervenire con metodologie particolari.
Un primo passaggio necessario è quello dell’INDIVIDUAZIONE DELLE ATTIVITA’ OPERATIVE.

Si tratta di effettuare una precisa individuazione delle attività di tipo amministrativo da svolgere per garantire un ottimale funzionamento aziendale.Queste attività di tipo amministrativo non sono evidentemente solo quelle derivanti da obblighi di legge (esempio: tenuta della contabilità, predisposizione del bilancio e delle dichiarazioni fiscali, ecc.) ma, secondo le esigenze della direzione, possono essere conseguenti alla necessità di disporre di informazioni gestionali aggiuntive (esempio: statistiche di vendita, contabilità analitica dei costi, predisposizione di budget, bilanci intermedi ecc.)

Un secondo step necessario per impostare un corretto funzionamento del reparto amministrativo della PMI e quello di tracciare un puntuale e preciso CONFINE tra:

AREA I = INTERNA

composta dalle

ATTIVITA OPERATIVE

TIPICHE E RICORRENTI

sono le attività che, per frequenza, grado di complessità, standardizzazione procedurale, livello di importanza, sono o possono essere normalmente svolte da personale interno dell’azienda, secondo procedure tipiche e che comportano normalmente carichi di lavoro abbastanza importanti.

- - - - - - - confine - - - - - - - - - -

AREA E - ESTERNA

Composta dalle

ATTIVITA OPERATIVE

ATIPICHE o COMPLESSE

si tratta di quelle attività che, presentandosi di rado o essendo molto complesse o delicate, non si prestano ad essere svolte da personale interno all’interno all’azienda ma, per ragioni di sicurezza e di convenienza economica, vengono svolte da consulenti esterni, ovvero in “outsourcing” (scelta di tipo “MAKE OR BUY”).

Orbene, nella gestione di molte PMI questa linea di CONFINE non è correttamente impostata in funzione delle caratteristiche operative aziendali. Accade così che alcune attività che possono utilmente essere ricondotte nella prima area, in realtà sono affidate all’esterno (area della consulenza), con conseguente probabile aggravio di costi.

Occorre inoltre tener presente che la collocazione di tale confine virtuale non è immutabile ma può variare nel tempo, sia in funzione dell’evoluzione della esigenze aziendali, sia per effetto della variazione delle capacità del personale interno (maggiore capacità di svolgere all’interno attività o parte di attività in precedenza delegate in toto all’esterno).

Un altro intervento necessario consiste nel monitoraggio ed ottimizzazione delle procedure operative applicate nella gestione dell’AREA I (interna).

In quest’ambito possono essere applicati i principi del lean thinking (pensare snello) eliminando tutti gli sprechi di tempi, d’attività e di risorse eventualmente presenti nei processi operativi di tipo amministrativo.

Il coaching formativo e la consulenza svolta in azienda, unitamente all’adozione di procedure, schemi operativi, supporti vari di consultazione e aggiornamento, utilizzo di software gestionali esterni, sistemi di E-learning e di consulenza on-line, possono essere in grado di apportare significativi incrementi alle capacità professionali degli addetti amministrativi, migliorando la capacità dell’azienda di fare al proprio interno, ottimizzando i risultati ottenuti e conseguendo altresì significativi ritorni in termini di motivazione delle persone.

VOLETE OTTENERE UNA OTTIMIZZAZIONE DEI COSTI DEL VS. REPARTO AMMINISTRATIVO ??